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L’organizzazione quotidiana in azienda, e più in generale sul posto di lavoro, è una priorità: senza una struttura solida è difficile mantenere tutto sotto controllo.
Il lavoro si sviluppa con una serie di tante diverse mansioni, assegnate a persone con competenze e compiti diversi: le tempistiche variano, gli imprevisti vanno arginati e segnalati, come fare?
È qui che si deve intervenire con un’ottima mappatura dei processi aziendali: in questo articolo chiariamo di che cosa effettivamente si tratta e perché è così importante per migliorare l’efficienza dello svolgimento delle mansioni previste, per ottimizzare tempi e monitorare i progressi senza andare mai fuori strada.
Che cos’è una mappatura dei processi aziendali
Quello che effettivamente fa nella sostanza una buona mappatura dei processi aziendali è aiutarti a capire meglio come svolgere il lavoro quotidiano e migliorare i meccanismi alla base delle diverse mansioni lavorative, qualsiasi sia la tipologia di posto di lavoro di cui stiamo parlando.
Permette di avere una fotografia chiara di cosa sta avvenendo sul piano delle tempistiche e delle consegne ad esempio, oppure chi sta lavorando a un determinato progetto.
Potrebbe sembrare un elemento accessorio rispetto ad altri aspetti che portano avanti il cuore del lavoro all’interno di un’azienda, ma senza una struttura organizzativa ben oliata sarà sempre difficile lavorare in condizioni ottimali: utilizzare la mappatura permette di ovviare i tanti piccoli problemi di tipo organizzativo che si possono manifestare, per ottenere un flusso di lavoro ben coordinato e senza smagliature.
Tenere traccia del flusso di lavoro è fondamentale
Come realizzare una buona mappatura che ti faciliterà il lavoro in azienda
Con questa tecnica si avrà sempre sotto controllo anche il più piccolo aspetto dell’organizzazione lavorativa e sarà facile intervenire qualora sia necessario in caso emergano difficoltà.
Si può realizzare un’ottima mappatura dei processi aziendali utilizzando un diagramma di flusso che riporta proprio i punti salienti del processo lavorativo di un’azienda, creando letteralmente una rappresentazione visiva di quello che è il lavoro in essere.
È una documentazione preziosa, da consultare ogni giorno e da aggiornare in maniera costante per mantenerla sempre rilevante ai fini di un coordinamento lavorativo attivo.
Per poterne realizzare uno ci si può affidare a uno dei tanti software prodotti che esistono sul mercato: otterrai così uno strumento in grado di creare il quadro visivo e in tempo reale del lavoro svolto, e che lavora proprio sui punti di forza e debolezza dell’azienda, creando letteralmente una rappresentazione visiva di quello che è il lavoro in essere.
I diagrammi di flusso, lo strumento più importante
Parliamo di uno strumento davvero facile da creare, chiunque può realizzarne uno e gli strumenti online e software a disposizione sul mercato sono davvero tanti e adatti a tutte le tasche, un piccolo investimento che però ti mette al riparo da numerosi fastidi e incongruenze che ogni flusso di lavoro, grande o piccolo che sia, porta con sé.
L’importante, quando si lavora alla stesura di diagramma di flusso, è ricordare che vanno tenute in considerazione alcune variabili fondamentali come:
- gli obiettivi di ogni progetto in essere;
- una roadmap dei progetti che si stanno portando avanti;
- i partecipanti al team che si occupa di un determinato lavoro.
Si otterrà così una mappatura che ti aiuterà a tracciare un percorso di lavoro che tenga conto di tutti i fattori necessari al suo svolgimento, mettendo anche in luce eventuali problemi e tutti i dati necessari a porre rimedio a incertezze o rallentamenti.
Una mappatura dei processi aziendali fa davvero la differenza all’interno dalla gestione lavorativa: se ti interessa migliorare il flusso lavorativo e ottimizzare i processi leggi di più su come migliorare il lavoro di squadra in azienda.
