Sala riunioni tecnologica: scegli tra queste le soluzioni per meeting più produttivi

Le riunioni operative e decisionali all’interno di un’azienda sono fondamentali, a prescindere dalla dimensione e dal settore in cui opera. Imprenditori e manager sanno che consentono di favorire il raggiungimento degli obiettivi di business attraverso il brainstorming e la collaborazione. Ma affinché un meeting risulti produttivo è necessario allestire una sala riunioni tecnologica.

Ne è passato di tempo da quando trasportavamo documenti cartacei in una valigetta e il modo più rapido per inviarli a qualcuno era il fax. Il futuro del lavoro è digitale, empatico, diversificato e adattabile. Eppure, ancora oggi, problemi di connessione, di incompatibilità tra i dispositivi e le criticità nel rendere fruibili e di facile accesso i documenti, frenano il progresso aziendale.

L’utilizzo di tecnologie evolute per le sale conferenze è un fattore chiave per tenere riunioni efficaci, sia di persona che tramite collegamenti da remoto. Non solo la tecnologia giusta riesce a coinvolgere meglio i partecipanti, ma ci sono anche molte soluzioni moderne che semplificano la comunicazione e le attività. E riuscire a organizzare riunioni più efficienti significa anche maggiori possibilità di successo per te e il tuo gruppo di lavoro.

Ecco alcune tecnologie con cui implementare gli spazi dedicati alle riunioni in azienda, accorgimenti su cui investire per ottimizzare la produttività e massimizzare le opportunità di successo.

Progettare una sala riunioni tecnologica orientata alle persone

Quando vuoi allestire una sala riunioni tecnologica, devi soprattutto pensare alle esigenze delle persone che la useranno. Non basta mettere un tavolo, quattro sedie e una lavagna bianca dentro una stanza, è necessario considerare alcuni aspetti:

• come garantire comodità, concentrazione e riservatezza;
• quante persone si siederanno attorno al tavolo della riunione, sia fisicamente che da remoto;
• quali professionisti si incontreranno e di cosa possono avere bisogno;
• che tipo di attività verranno svolte nella sala riunioni;
• quali device e tecnologie verranno usati.

È importante immaginare le funzioni che la sala meeting dovrà garantire per progettare una stanza pronta a massimizzare il potenziale di tutti i partecipanti. Non è così difficile, ma se fosse la prima volta in cui ci pensi, alcuni dettagli potrebbero sfuggirti. Evitiamolo. Ecco 4 aspetti di una sala riunioni che dovresti curare nei minimi dettagli.

Allestire una meeting room a prova di distrazione

Nulla è più stressante e stancante di un ambiente di lavoro rumoroso. Ecco perché è cruciale curare l’acustica della tua sala riunioni tecnologica. Dopotutto, è il luogo in cui si riuniscono più persone e può emergere anche la necessità di organizzare gruppi di lavoro separati, per affrontare aspetti diversi di uno stesso progetto.

La confusione genera stress e distrazione in un momento in cui la concentrazione è fondamentale. Pianificare soluzioni per ogni esigenza possibile renderà la sala meeting un luogo dove massimizzare la produttività in azienda. Quindi, il primo aspetto da curare è una coibentazione acustica efficiente affinché sia sempre possibile:

• garantire la riservatezza delle riunioni;
• impedire ai rumori esterni di creare distrazioni;
• rendere più confortevole la permanenza nella stanza, nonostante possa essere presente un elevato numero di partecipanti.

Crea un ambiente che sia confortevole, personale e professionale. Questo è il primo passo.

Organizza tua sala riunioni tecnologica in sicurezza e comodità

Prepara spazi sicuri per riunioni più efficaci. Alcuni aspetti sembrano banali e finiamo per darli come scontati, ma è un errore da non commettere mai. Nel progetto per la tua sala conferenze garantisci impianti elettrici, telefonici e Wi-Fi a norma di legge, per garantire gli standard di sicurezza ai partecipanti. Oltre a favorire la produttività e preservare flussi di lavoro ottimali.

Metti a disposizione un buon numero di prese di corrente, facilmente raggiungibili, a cui i partecipanti potranno collegare i propri device. Fai sparire i fasci di cavi a vista e implementa una connettività wireless stabile, potente e accessibile a ogni ospite. Muoversi in un ambiente ordinato ed efficiente mette le persone in condizioni di lavorare serenamente, concentrate sugli obiettivi di business.

Monitor e lavagne interattive ad alte prestazioni per riunioni smart

Abbiamo detto addio da tempo alle fotocopie da far girare in sala, con grande dispendio di carta e inchiostro. Le presentazioni più efficaci sono accompagnate da slide dinamiche proiettate su lavagne digitali interattive. Una soluzione ideale per aumentare la collaborazione e produrre nuove idee. Basta un click, per condividere la summa dei concetti chiave ai dispositivi portatili del pubblico presente e permettere a chi ascolta di porre domande o prendere appunti direttamente sui materiali inviati.

Ecco perché installare apparecchi di ultima generazione, è un investimento fondamentale se vuoi rendere efficaci le tue riunioni. Uno schermo obsoleto potrebbe non supportare i requisiti delle nuove tecnologie e restituire immagini sgranate, deformate o addirittura non supportare la riproduzione di alcuni formati.

Metti in condivisione ogni informazione e libera il brainstorming realizzando una sala riunioni tecnologica e intelligente.

Progettare una sala riunioni tecnologica anche per chi partecipa a distanza

Lo smart working è una realtà professionale che si è diffusa rapidamente, incentivata dai cambiamenti sociali necessari ad affrontare la recente pandemia, ma anche dalla rinnovata consapevolezza imprenditoriale nei riguardi del lavoro da remoto.

Dunque, riunioni e meeting aziendali vengono effettuati sempre più spesso attraverso videoconferenze per coinvolgere anche i professionisti che partecipano da casa propria o da una sede staccata della società. Con una connessione a internet wireless stabile e potente è possibile interagire senza problemi di ritardi o blocchi della comunicazione.

Un sistema di videoconferenza evoluto permette di risparmiare sui costi di gestione e di trasporto dei partecipanti, ma anche sulle tempistiche di organizzazione della riunione:

• con una coibentazione acustica adeguata, potrai evitare fastidiosi ritorni audio o rimbombi durante la videochiamata;
• la condivisione su monitor interattivi ad alta risoluzione garantirà un’interazione naturale tra i partecipanti, come se tutti fossero presenti nella stessa stanza;
• le webcam con un’ampia angolazione di ripresa inquadreranno tutti i presenti nella sala, per mostrare a chi partecipa da remoto il pubblico a cui si rivolge.

Quindi, dotare la propria sala riunioni con la migliore delle tecnologie significa mettere tutti in condizioni di partecipare al meeting in modo proficuo e massimizzare i risultati di ogni incontro.

Realizza una sala riunioni tecnologica per rendere i tuoi meeting più produttivi

Ogni azienda ha esigenze diverse e i team operativi agiscono secondo procedure differenti. Questo significa che in alcuni casi sarà sufficiente uno spazio piccolo, per riunire una stretta cerchia manageriale, mentre per altre imprese serviranno locali più ampi per coinvolgere un maggior numero di persone. A prescindere, la progettazione di una sala riunioni tecnologica saprà sempre massimizzare gli sforzi di tutti per raggiungere l’obiettivo di ogni meeting.

Abbiamo visto 4 aspetti fondamentali per allestire una sala meeting evoluta e funzionale, ma ci sono anche altri fattori da considerare, come l’illuminazione dell’ambiente e la disposizione degli arredi. Dunque, per quanto possa essere importante investire in tecnologie e device innovativi, poni sempre al centro dei tuoi progetti le esigenze delle persone e le funzionalità di cui necessitano per lavorare al meglio. In questo modo, non trascurerai mai nulla.

Tuttavia, nonostante le numerose tecnologie digitali, talvolta in azienda resta la necessità di stampare su carta molti documenti importanti. Se vuoi ridurre l’impatto economico dei processi documentali, in questo approfondimento trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno: 5 consigli per implementare un sistema di print management professionale.