Print management: 5 consigli per ottimizzare i processi documentali in azienda

Sai quanto sia importante definire obiettivi aziendali chiari e budget adeguati a supportare le strategie necessarie per raggiungerli. Eppure, quando si tratta di organizzare l’area di stampa con modalità, dispositivi e software idonei, è facile ignorarne l’impatto economico e non riuscire a quantificarlo. Il print management riguarda proprio la gestione dei processi di stampa dei documenti aziendali e l’analisi delle migliori soluzioni da adottare per migliorarne l’efficienza e ridurre i costi.

L’utilizzo incontrollato delle infrastrutture di stampa può generare costi nascosti e non sempre identificabili, ma va anche ben oltre. Un approccio inadeguato può minacciare la sicurezza delle informazioni aziendali.

Ecco perché l’insieme delle attività di print management viene spesso delegato a fornitori di servizi di stampa esterni, affinché sia più semplice, sicuro ed economico gestirlo. Ma ogni azienda è diversa e richiede un approccio personalizzato. Abbiamo 5 consigli preziosi per aiutarti a snellire i processi documentali in azienda. Adattali alle tue necessità, aumenta l’efficienza e riduci al minimo sprechi.

I vantaggi del print management

Stampante, scanner e fotocopiatrice sono macchinari ormai indispensabili all’interno di un’azienda, ma rischiano anche di essere fonte di spese superflue ed eccessive. Un rubinetto aperto sui consumi che invece potrebbero essere facilmente contenuti.

Per non rischiare di veder crescere esponenzialmente i costi nel budget degli uffici, meglio non installare macchinari qualunque e usarli senza nessun tipo di controllo. La soluzione è scegliere i macchinari adatti alle proprie esigenze e tenere sotto controllo i consumi sul breve e lungo termine. Magari implementando buone pratiche di riduzione degli sprechi, volte al risparmio di energia e consumabili, come inchiostro e carta.

Scegliere per la propria azienda un sistema di print management professionale permette di ottenere numerosi vantaggi, tra cui:

• riduzione dei costi – facendo fronte a un investimento iniziale, un’organizzazione sistematica permetterà di ammortizzare presto quanto speso e trovare nuove risorse;
• incrementare i livelli di privacy e sicurezza – con le tecnologie sempre più avanzate applicate ai macchinari di ultima generazione, è possibile fare in modo che i documenti siano accessibili solo a chi li ha stampati, garantendone la privacy ed evitando che i fogli vengano ritirati erroneamente da qualcun altro;
• ottimizzare il lavoro – un software dedicato al print management è in grado di incentivare l’uso consapevole delle stampanti, ottenendo un impatto positivo sui flussi di lavoro;
• implementare un approccio predittivo – affidando a terzi la gestione da remoto, con software evoluti è possibile garantire il regolare flusso delle attività;
• minimizzare l’impatto ambientale – con una gestione documentale efficace si riducono i consumi energetici, con minor spreco di carta e toner.

Come funziona la gestione documentale efficace

Un sistema professionale di gestione documentale è progettato per mantenere sempre altissime le prestazioni. Questo è possibile grazie a macchinari e software evoluti, che consentono di monitorare i processi, sviluppare reti di lavoro più efficienti e sicure, nonché ridurre le tempistiche di “fermo macchina”.

Inoltre, le moderne tecnologie non richiedono approfondite conoscenze informatiche, poiché i dati vengono raccolti in un unico “cruscotto” di facile fruizione. Navigando all’interno dei report è possibile tenere sotto controllo consumi generali e costi di stampa.

Infine, i sistemi di printing management più recenti offrono un criptaggio della rete locale che consente alle aziende che trattano dati sensibili di tutelare la circolazione delle informazioni riservate. I documenti non solo non potranno essere prelevati per sbaglio da qualcun altro, ma saranno protetti anche quando vengono trasmessi e condivisi sul server operativo.

Avere la possibilità di consultare le statistiche sulle prestazioni del proprio sistema di stampa permette di ottimizzare l’utilizzo dei macchinari e di rispettare i budget stabiliti.

5 consigli per ottimizzare la gestione documentale

Potresti pensare che scegliere i macchinari top di gamma e i software più all’avanguardia ti garantirà altissime prestazioni, ma la verità è che la gestione documentale perfetta per te è quella che si basa sulle tue reali esigenze. Ovviamente, per avere dei reali benefici a lungo termine dovrai anche instaurare delle buone pratiche condivise all’interno della tua azienda. Una collaborazione di team per ottenere alte prestazioni a costi contenuti.

Rivolgiti a uno specialista

Chiedi la consulenza di qualcuno che valuti con esperienza e professionalità quale sia il sistema di print management che meglio ottimizza il lavoro nella tua azienda. In questo modo, sarà possibile valutare la disposizione dei macchinari e i software di cui hai bisogno.

Un sistema eccessivamente strutturato e costoso potrebbe essere inutilmente complesso e non ammortizzato dall’uso quotidiano nei tuoi uffici. Invece, un sistema troppo semplice potrebbe non far fronte ai reali bisogni dell’azienda e portare a un aumento dei consumi anziché a un vantaggioso risparmio.

Valuta bene la reale necessità di stampare

La maggiore fonte di sprechi dei materiali consumabili deriva dalla stampa di documenti non necessari, duplicati o sbagliati. Incoraggia il personale a usare la stampante solo quando è davvero necessario. Sposta il flusso di lavoro sul digitale, incentivando la condivisione di documenti virtuali, come PDF e altri file interattivi.

Consulta i report e imposta i filtri del gestionale

L’uso sistematico della reportistica sui consumi e le abitudini di utilizzo ti permetterà di ottimizzare e gestire le disponibilità delle copie. Abilitando i filtri per orario, utenti, uffici o volumi di stampa, avrai sempre la situazione sotto controllo.

Monitora lo stato di salute dei macchinari

Non rischiare dei “fermo macchina” che ti fanno perdere ore preziose di produttività, mantieni il sistema efficiente tenendo traccia dei report periodici e studiando i trend di consumo. Dati alla mano, potrai invitare i collaboratori a modificare le proprie abitudini di utilizzo e valutare l’attivazione di un sistema di assistenza 7×24, con contratti di manutenzione preventiva.

Trova un buon compromesso tra qualità e approccio green

Puoi ridurre l’impatto ambientale scegliendo materiali ecosostenibili per utilizzare al meglio il tuo sistema di printing aziendale. Orienta i tuoi acquisti su carta riciclata e cartucce toner rigenerate: trovando il giusto equilibrio tra sostenibilità e qualità potrai avere anche un proficuo impatto sulle spese dei consumabili.

Print management per sistemi di stampa evoluti

Quando pensiamo all’installazione di una rete di stampanti, il pensiero corre allo spreco della carta e al costo degli inchiostri. Ma basta giocare d’anticipo per far cambiare la tendenza. Implementa un sistema di printing management professionale e risolvi diversi problemi, sia economici che produttivi.

In fondo, il lavoro dell’imprenditore consiste anche nell’affrontare le criticità e ottimizzare i processi aziendali, giusto? Fronteggiare le sfide quotidiane con una mentalità flessibile e un’adeguata intraprendenza aiuta a risolvere i problemi e a trovare nuove strade per il successo. Qualche spunto utile per riuscirci? Sviluppa le tue abilità di problem solving aziendale con questi 5 approcci vincenti in tempo di crisi e trova nuova ispirazione.