Lavoro agile: strumenti e strategie per lavorare da remoto ed essere produttivi

Sei stato catapultato, insieme a tutti noi, in una realtà impensabile. La pandemia di Covid-19 ha spazzato via le tue abitudini organizzative e rimpiazzato le certezze con dubbi e timori. Ora, che è necessario evitare incontri fisici, il lavoro agile è una modalità da approfondire in fretta, per tutelare il futuro della tua azienda.

Al di là degli aspetti burocratico-legislativi, il lavoro da remoto necessita di strumenti adatti e fiducia nei propri collaboratori. D’altronde, un rapporto di lavoro subordinato che non prevede vincoli temporali e spaziali, richiede una nuova filosofia manageriale, dove le dinamiche produttive vengano misurate per fasi e obiettivi.

Se prima era solo una soluzione occasionale, per aiutare il lavoratore a conciliare i tempi tra vita familiare e lavoro, ora non è più così. Lo smart working è una necessità che coinvolge tutti: imprenditori, collaboratori, fornitori e clienti.

Servono consapevolezza e senso di responsabilità, capacità organizzative e abilità nell’uso dei canali digitali adatti. Ecco alcuni approcci e strumenti chiave per ottenere il massimo dal lavoro agile e portare avanti i tuoi obiettivi aziendali.

Lavoro agile: 3 strategie per la sicurezza e la produttività da remoto

Prima che il coronavirus SARS-coV-2 sconvolgesse il pianeta, il lavoro agile era solo un raro unicorno bianco negli accordi tra aziende e forza lavoro. Oggi, è una necessità.

Se da un lato lo smart working è alimentato dall’ascesa del lavoratore indipendente, dall’altro le aziende hanno sempre faticato a “fidarsi” dei possibili benefici del telelavoro. Sono due forme contrattuali diverse, ma entrambe prevedono accordi con lavoratori che, assunti o meno, lavorano da remoto.

Eppure, mentre dal freelance ti aspetti un lavoro in autonomia, per raggiungere gli obiettivi concordati, il dipendente che lavora da casa è ancora visto come un possibile “lavativo”. E adesso?

Ora la tua azienda deve potersi fidare, ma non senza strutturare strategie da remoto, con formazione e strumenti che garantiscano produttività e lavoro in team. Vediamo, 3 strategiche che ti aiuteranno a chiarire i punti chiave, per trarre il massimo dal lavoro agile e ridurre al minimo l’impatto su clienti, lavoratori e fornitori.

#1: Crea una base sicura ed efficace per l’accesso digitale da remoto

Nonostante l’emergenza Covid-19, c’è chi resta concentrato sul proprio mestiere: ruba i dati e crea scompiglio nelle aziende. La sicurezza informatica è un tasto dolente e dovrebbe essere la tua prima preoccupazione.

Collegamenti da remoto sicuri richiedono risorse IT all’interno dell’azienda: dall’accesso a Internet fino alle soluzioni di rete privata virtuale (VPN), per connessioni crittografate necessarie a raggiungere e interagire con la rete dati aziendale. Assicurati che le tue strutture informatiche siano affidabili e pronte a gestire il sovraccarico.

Inoltre, accertati che i lavoratori da remoto abbiano gli strumenti adatti per poter essere produttivi e supportare l’intero processo di lavoro e comunicazione:

• accesso a internet – Non dare per scontato che i lavoratori abbiano un adeguato accesso online a casa o altrove. Per alcuni sarà così, ma altri potrebbero non avere un servizio affidabile o abbastanza veloce. Dovrai investire per supportarli e permettergli connessioni rapide per il trasferimento dati in sicurezza.
• affidabilità dei dispositivi di lavoro a distanza – È facile immaginare che tutti i tuoi collaboratori abbiano uno smartphone, ma non credere che tutti abbiano un computer. Raccogli i dati e cogli dove si trovano le lacune. Inoltre, non dimenticare che l’uso di strumenti personali rappresenta comunque un rischio, sia per la sicurezza che economico. Laddove possibile, noleggia o acquista dispositivi per colmare questo gap.
• dispositivi necessari – un computer o tablet, potrebbero bastare. Ma se le tue strategie di business prevedono un lavoro agile in team, serviranno altri dispositivi, come webcam per le conferenze web, cuffie o microfoni. Sembra banale, ma potresti essere sorpreso dalla mancanza di questi strumenti nelle case dei tuoi dipendenti.

Probabilmente dovrai investire un po’ e pianificare tutto, ma il ritorno in sicurezza e produttività non ha prezzo. Il lavoro agile sarà sicuro e affidabile.

#2 Facilita la produttività con strumenti di comunicazione e collaborazione performanti

Il business ruota attorno al lavoro di squadra e necessità di risorse per la conoscenza condivisa, tra cui documenti, report, fogli di calcolo, media e dati strutturati o meno. Tali risorse vengono create e utilizzate con le solite suite di produttività per l’ufficio, come G-suite o Microsoft Office365.

Puoi garantirne la fruibilità tramite soluzioni di accesso ai desktop remoti, ma è un’opzione che può rivelarsi poco pratica. Quando possibile, è meglio preferire soluzioni cloud: sono facili da raggiungere, offrono opzioni per l’accesso da mobile e tutto diventa più pratico e veloce.

Nonostante l’uso delle applicazioni aziendali possa essere pressoché identico al lavoro in presenza, sarà comunque necessario pensare a strumenti di comunicazione e collaborazione.

A causa della sua intrinseca natura, il lavoro da remoto può risultare alienante e rendere le comunicazioni complesse. C’è chi scriverà e-mail, chi messaggi WhatsApp, o Telegram, in gruppi “non ufficiali” costituiti con alcuni colleghi. Questo può generare incomprensioni e disorganizzazione nel team di lavoro.

Dovrai creare precise linee guida e indicare quali siano i canali adibiti alle comunicazioni aziendali. Esistono moderne soluzioni di collaborazione a distanza capaci di rendere il lavoro e la comunicazione da remoto più snella e immersiva, come: Slack, Microsoft Teams, Workplace di Facebook, o Intercom, utile anche per restare in contatto con i clienti.

A queste soluzioni di messaggistica istantanea, oltre ai classici strumenti di business, come e-mail e telefono, puoi aggiungerne altre, per le riunioni: GoToMeeting e Zoom, per citare i più usati e performanti.

Il lavoro agile da remoto può essere piuttosto impegnativo, soprattutto per i collaboratori che non sono abituati. Pertanto, vale la pena fare uno sforzo in più, poiché la tecnologia e le competenze dei tuoi dipendenti sono solo una parte dell’equazione che rende equilibrato ed efficace il lavoro a distanza.

#3 Coltiva la cultura e la mentalità del lavoro agile e supporta lo sviluppo delle competenze

Il lavoro agile è tutt’altro che facile. Le occasioni per alimentare egocentrismo, cameratismo e inutili incomprensioni sono a portata di mano. Quando si verifica un cambiamento rapido, come passare al lavoro agile a causa del coronavirus, c’è bisogno di organizzare un processo che tenga conto anche dell’impatto emotivo.

Competenze e strumenti necessitano di controllo. Mantenere il giusto equilibrio e costruire fiducia tra colleghi non è affatto scontato. Ecco 5 punti che i tuoi collaboratori possono ottimizzare per migliorare il lavoro agile da casa:

1. proteggere l’equilibrio tra vita privata e lavoro definendo chiaramente gli orari in cui saranno disponibili e pronti per dare il loro contributo;
2. definire uno spazio, piccolo o grande che sia, riservato solo ed esclusivamente per il tempo dedicato al lavoro;
3. contrastare la solitudine condividendo con i colleghi gli step di lavoro completati.
4. imparare a comunicare l’essenziale in modo chiaro e accertarsi che le informazioni siano state comprese.
5. evitare di restare isolati per troppe ore. Nessun uomo è un’isola e neppure un robot. Fare una pausa, condividere un pensiero con un collega, consente di sentirsi parte del gruppo di lavoro e, allo stesso tempo, ricaricare le energie mentali.

Dunque, è fondamentale sostenere i tuoi dipendenti stimolandoli a sviluppare consapevolezza del proprio ruolo da remoto e motivarli ad acquisire nuove competenze: professionali e umane.

Tutto questo, tecnologia a parte, li aiuta a restare connessi e coordinati con i colleghi, sempre orientati agli obiettivi di lavoro, nonostante si muovano in uno spazio digitale.

Il lavoro agile funziona ed è molto efficace, forse più di quanto pensi. Può trasformarsi in una risorsa e aiutarti a ridurre i costi aziendali. Ma devi gestirlo con strategie adeguate, per motivare e orientare i tuoi collaboratori.

Lavoro agile e coronavirus: è se fosse l’occasione giusta per far crescere la tua azienda?

Ora è una necessità dettata da un periodo di emergenza, eppure lavorare insieme pur essendo separati è possibile e può essere un’evoluzione positiva per la tua azienda.

Prepara delle linee guida dettagliate, sia per le procedure degli accessi da remoto che per gli strumenti da usare. Ma non solo, anche per i comportamenti da tenere e per incoraggiare un atteggiamento al lavoro agile responsabile e condiviso.

Le strategie, i consigli e gli strumenti che ti abbiamo suggerito, ti offriranno subito notevoli miglioramenti nell’esperienza di lavoro a distanza.

Servirà impegno e pazienza, un vero cambio di filosofia manageriale, ma potresti ottenere maggiore produttività e impegno dai tuoi dipendenti. Troveranno un efficace equilibrio vita-lavoro e saranno in grado di offrirti una migliore qualità complessiva delle loro prestazioni.

Il coronavirus SARS-coV-2 ha destabilizzato tutti. Ma, se saprai abbracciare le dinamiche dello smart working, potresti trasformare questo momento in un’opportunità, per creare un avvincente ambiente digitale di lavoro da remoto: coinvolgente, partecipativo e pieno di connessione umana, più di quanto non hai mai avuto prima.

Usa questa situazione critica, di enorme sforzo, per portare la tua azienda nel lavoro agile. Inizia a costruire un’organizzazione migliore e più efficace. Se vuoi approfondire, in questo articolo trovi i principali vantaggi e rischi del lavoro agile: cos’è e come funziona lo smart working.