Telefono aziendale: come funziona e quando conviene

Il telefono aziendale è uno strumento di lavoro indispensabile: ti serve per tessere le relazioni con i tuoi clienti e i collaboratori, in ogni momento, a prescindere da dove ti trovi.

Nonostante ciò, per molti imprenditori è diventato “croce e delizia”, dando adito a situazioni non sempre piacevoli e a costi inaspettati.

Per questo è necessario sapere quando conviene e come viene recepito, a livello fiscale, l’acquisto e l’uso del telefono aziendale. Senza dimenticare le diverse casistiche in cui potresti cadere quando a usarlo è uno, o più, dei tuoi dipendenti.

In questo articolo, ecco tutto quello che devi sapere.

Telefono aziendale: come funziona tra deducibilità e detraibilità

Come funziona a livello fiscale l’acquisto e la gestione del telefono aziendale? Questa è la prima domanda a cui devi trovare una risposta, se vuoi sapere quale impatto può avere sulla tua attività.

Che tua sia una società assoggettata a IRES, oppure una ditta individuale o professionista soggetto a IRPEF, potrai sempre avvalerti della detraibilità iva prevista su cellulari e telefoni fissi. Sono compresi sia il costo d’acquisto che i costi di gestione: canone d’abbonamento, spese di utilizzo ed eventuali spese di manutenzione e riparazione.

Tuttavia, è necessario fare dei distinguo:

• il telefono aziendale ha iva detraibile al 100% solo nel caso di utilizzo esclusivo per attività riconducibili al proprio lavoro;
• l’uso promiscuo del telefono aziendale prevede l’iva detraibile al 50% oppure in base all’effettivo utilizzo, in quanto domina il principio d’inerenza (sempre che tu sia in grado di dimostrare il traffico telefonico attinente all’esercizio d’impresa).

Il principio d’inerenza è uno dei concetti cardine relativi al reddito imponibile d’impresa. In sintesi, stabilisce che le spese e i componenti negativi diversi dagli interessi passivi (esclusi gli oneri fiscali, contributivi e di utilità sociale) possono essere detratti. Naturalmente, purché riguardino le attività aziendali e lo sviluppo dell’impresa.

Il costo deducibile ai fini IRES e IRPEF, invece, è dell’80% sia per mobile che per fisso. Anche in questo caso, sono compresi l’acquisto, l’uso e la manutenzione del telefono, come previsto dalla legge Finanziaria 2008.

Attenzione, però: il Fisco può sempre effettuare accertamenti, per verificare che telefono fisso e mobile siano a uso esclusivo dell’attività d’impresa. Quindi, meglio decidere e dichiarare subito il tipo di utilizzo che si ha intenzione di farne.

Telefono aziendale: conviene acquistare lo smartphone nel contratto telefonico?

In base a ciò che abbiamo appena appurato, consapevole dell’impatto fiscale che il telefono aziendale può avere sulla tua impresa, la seconda domanda è: come conviene acquistarlo?

Tralasciamo i telefoni fissi, che non ricadono in questa casistica. Concentriamoci sui cellulari, o meglio: sugli smartphone.

Molte compagnie telefoniche, se non tutte, propongono l’acquisto del telefono incluso nel contratto telefonico aziendale. Così, spesso, solo per cercare di risparmiare tempo e non perderci nell’affollata proposta commerciale dei telefonini, cadiamo vittima di quella che sembra essere una proposta conveniente. Ma lo è, solo se resterai con lo stesso gestore per 24 o 30 mesi, a seconda del contratto.

Come sai, nel tempo, le compagnie telefoniche cercheranno di offrirti proposte più vantaggiose di quella che hai sottoscritto. Così, nel giro di qualche mese o di un anno, ti troverai a voler cambiare operatore: per rescindere il contratto prima del tempo, però, sono sempre previste delle penali.

Quegli smartphone così “economici” che ti avevano convinto a sottoscrivere il contratto, risulteranno tutt’altro che gratis e, quando arriverà la fattura di chiusura del gestore telefonico, l’impatto delle penali vanificherà tutti i tuoi sforzi per ottimizzare le risorse economiche.

Per questo motivo, se vuoi ridurre i costi che gravano sulla tua attività, il nostro consiglio è di sottoscrivere un contratto telefonico che non includa il telefono. Comprare gli smartphone a parte ti permette di essere libero di cambiare gestore telefonico e beneficiare, senza ricadute, delle offerte più vantaggiose che riceverai.

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Come gestire il telefono aziendale se dato in uso ai dipendenti

Questo è un aspetto delicato, anche ai fini fiscali. Se decidi di fornire il telefono aziendale ai tuoi dipendenti, dovrai stabilire a priori l’eventuale ammissibilità di utilizzo anche a fini personali. Vediamo alcune casistiche che potrebbero configurarsi:

• in caso di assegnazione del telefono solo per uso aziendale potrai richiedere la detraibilità iva al 100%.
• nel caso di assegnazione del telefono aziendale anche per uso personale, l’iva detraibile sarà del 50%, oppure in base all’effettivo utilizzo.

Se deciderai di acconsentire all’uso promiscuo del telefono, per i collaboratori diventerà un fringe benefit. Dunque, avrà impatto sul loro reddito da lavoratore dipendente e andrà calcolato in base agli accordi pattuiti. Potrai decide di applicare:

• nessun addebito del corrispettivo;
• addebito analitico del corrispettivo;
• addebito forfettario del corrispettivo.

Ognuna di queste casistiche richiede una gestione appropriata e specifica per evitare di incombere in sanzioni nel caso di verifiche fiscali.

Telefono aziendale: una risorsa utile nella gestione strategica dell’azienda

Il telefono aziendale è uno strumento utile che porta vantaggi alla produttività e alla gestione dei tuoi impegni professionali. L’impatto che può avere sulla tua azienda dipende dal tipo di utilizzo che deciderai di farne e dalle concessioni che vorrai pattuire con i tuoi dipendenti.

Ponderare ogni decisione nell’ottica dell’abbattimento dei costi è la visione pragmatica dell’imprenditore che sa cogliere le opportunità fiscali e ottimizzare le risorse.

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