Time management: come migliorare la gestione del tempo

Saper gestire il proprio tempo in modo efficace è un aspetto che negli ultimi anni ha acquisito un’importanza sempre maggiore, in particolare per migliorare la produttività sul lavoro.

Con l’evoluzione dei dispositivi digitali, che ci permettono di essere connessi, in ogni momento, con il resto del mondo, e ritmi quotidiani sempre più frenetici, le distrazioni dagli obiettivi sono diventate un pericolo cui prestare molta attenzione.

Alcune problematiche comuni?

• Organizzare al meglio la propria giornata (sei puntuale o un ritardatario?)
• Accumulo eccessivo di lavoro e impegni extra
• Mantenere il focus sugli obiettivi prefissati
• Rispettare le scadenze
• Non perdere tempo in situazioni futili e inefficaci.

Il time management, per questo motivo, può essere una risorsa davvero utile per una gestione tempo-lavoro ottimale, in grado di mettere al centro le priorità e incrementare:

• efficacia
• efficienza
• produttività.

Time management: cos’è

Il time management riguarda la gestione efficace del tempo: saper organizzare il proprio lavoro è una capacità che per molti risulta naturale, ma che in ogni caso si può allenare e migliorare.

Il concetto di time management ha a che fare non solo con il tempo in sé, ma coinvolge molti più aspetti: è chiaro che – anche se a volte vorresti averne molte di più – il numero di ore giornaliere è un fattore che non puoi controllare. A fare la differenza, semmai, è la qualità del tempo, ovvero l’importanza da dedicare alle singole cose da fare.

Perché non tutti riescono ad organizzarsi?

Perché non sempre è facile fissare i propri obiettivi e definire le scadenze efficacemente, arrivando al termine della giornata ad aver portato a termine quanto stabilito.

Certo, gli imprevisti possono succedere, ma se ti ritrovi troppo spesso ad essere indietro con il lavoro, o ti rendi conto di non essere produttivo quanto potresti, significa che devi rivedere il tuo metodo di pianificazione e gestione del tempo.

Ecco perché, innanzitutto, è importante non solo stilare una “to do list”, una lista delle cose da fare ordinata in base alle priorità, ma saperla anche integrare con il proprio calendario, per avere una panoramica il più veritiera possibile e sapere quanto dedicare a ogni singola attività.

Di seguito vedremo alcuni spunti pratici per migliorare la gestione del tempo.

Matrice di Eisenhower (o Matrice di Covey)

Dwight David Eisenhower, generale e presidente americano degli anni ’50, diceva che “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.

La Matrice di Eisenhower si basa, effettivamente, proprio sulla distinzione tra cose urgenti e importanti: il modello, approfondito più tardi da Stephen Covey nel libro Le 7 regole per avere successo, è diviso nei quattro quadranti riportati qui sotto.

Q1 = Crisi (urgente, importante). Fanno parte del primo quadrante le attività urgenti, da fare subito, come progetti in scadenza o già scaduti. Sono situazioni di emergenza, che rischiano di farti perdere il controllo della situazione e, per questo motivo, vanno ridotte al minimo.

Q2 = Opportunità (non urgente, importante). In questo caso è assente la caratteristica dell’urgenza, ma si tratta comunque di attività di rilievo. Qui puoi dedicarti alla pianificazione, per gestire al meglio il tuo tempo e non ritrovarti con l’acqua alla gola più avanti.

Q3 = Inganno (urgente, non importante). Rientra in questo quadrante ciò che è urgente e viene ritenuto ingannevolmente importante. Un esempio? Sei sicuro che tutte le telefonate e le e-mail che ricevi debbano per forza avere la priorità su ciò che stavi facendo?

Q4 = Spreco (non urgente, non importante). Qui rientrano tutte le attività che si rivelano soltanto una perdita di tempo. Fermarsi un attimo e individuarle con lucidità ti permetterà di comprendere come aumentare la tua produttività.

La matrice di Covey può essere un utile strumento per comprendere quali siano le priorità, limitando invece le situazioni di spreco.

Pensa a come riempire ogni quadrante, pensando alla tua situazione personale: solitamente quelli più “occupati” sono il primo e il terzo, ma il tuo obiettivo a medio-lungo termine dev’essere quello di dedicare la maggior parte del tempo alle attività presenti nel secondo.

Come gestire il tempo con la Tecnica del pomodoro

Altro metodo pratico legato al time management è quello noto come la Tecnica del pomodoro.

Strategia sviluppata da uno studente italiano negli anni ’80, Francesco Cirillo, consiste nello “spezzettare” la giornata lavorativa, dando il giusto valore al tempo e considerandolo come un alleato per incrementare la propria produttività.

Dopo una prima fase di individuazione delle attività da svolgere, si imposta il “pomodoro” (classico timer da cucina) su 25 minuti.

Ogni volta che il timer suona si procede con una pausa di 3-5 minuti, prima di riprendere con il lavoro. Dopo quattro “pomodori” consecutivi è previsto un break più lungo (un quarto d’ora o mezz’ora).

Questa tecnica può essere molto efficace per chi ha bisogno di focalizzarsi su progetti specifici, che richiedono un’attenzione particolare e una gestione ottimale del tempo a disposizione. Concentrarsi su 25 minuti per volta di lavoro intenso può aiutarti a limitare le distrazioni ed essere più produttivo sul lavoro.

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