Tecnologia

App per calendario condiviso: come gestire gli impegni in modo efficace

Le app per calendario condiviso facilitano l’organizzazione e lo svolgimento delle tue attività quotidiane.

Tenere a mente tutto, e convivere con l’idea frustrante di poter dimenticare qualcosa, significa sprecare energie inutilmente. La situazione si complica nel momento in cui i tuoi impegni devono essere coordinati con un team di lavoro.

Vediamo qualche consiglio per ottimizzare le tue risorse e 3 utili applicazioni, che ti permettano di gestire gli impegni in modo efficace.

App per calendario condiviso: strategie per essere efficaci

Esistono applicazioni per calendario condiviso studiate per ottimizzare l’organizzazione degli impegni e del tempo. Ma, se le scadenze ti insidiano e le interruzioni sono un tormento continuo, hai bisogno di strategie di perfezionamento, per coordinare meglio le attività e ottimizzare l’uso delle app:

  • revisione del calendario condiviso – Controlla il calendario ogni sera, prima di finire la giornata lavorativa. Con un controllo quotidiano puoi riordinare le priorità, non dimenticare nulla e aggiornare i tuoi collaboratori.
  • Usa la tua applicazione per i Follow-up – Quando un collega o un cliente ti chiedono di fare qualcosa, è certo che ti “inseguiranno” per avere degli aggiornamenti. Non permetterlo: sfrutta la tua app e fissa subito un aggiornamento.
  • Colora il tuo calendario condiviso – Utilizzare un sistema di codifica a colori rende la tua pianificazione efficiente e gradevole. Ti permette di segmentare e identificare a colpo d’occhio gli impegni e le priorità.
  • Programma la lettura delle e-mail come fosse un appuntamento – Questo è forse il consiglio più importante nella gestione del tuo calendario. Tratta le e-mail che ricevi come se fossero un appuntamento: disattiva le notifiche e ritagliati alcuni momenti della giornata in cui ti concentrerai solo su questa attività.

Queste strategie ti aiuteranno a ottimizzare la gestione del tuo lavoro, ma la teoria senza la pratica non produce nulla di tangibile. Quindi, per essere subito efficace, quali app per calendario condiviso dovresti utilizzare? Eccone 3 davvero utili!

3 app per calendario condiviso per gestire al meglio i tuoi impegni

Esistono centinaia di app per calendario condiviso, alcune gratuite altre a pagamento. Nonostante siano complete di ogni funzione immaginabile, dovrai coordinare i tuoi impegni con altre persone, quindi la tua scelta dovrebbe ricadere su strumenti che siano efficaci, ma anche conosciuti e facili da apprendere per tutti.

Queste 3 applicazioni coprono tutte le tue esigenze nella gestione del calendario condiviso.

App per calendario condiviso: Teamup

Teamup è il calendario progettato e creato per i team di lavoro. Ti permette di gestire tutte le tue attività in un ambiente grafico gradevole e intuitivo, con alcune peculiarità davvero uniche.

È un’app che non costringe chi collabora con te a effettuare registrazioni e a creare l’ennesimo account: puoi, infatti, condividere il calendario inviando un semplice link alla persona interessata. Ognuno ha il proprio calendario personale, tu sai sempre chi sta lavorando a cosa e puoi avere aggiornamenti disponibili in tempo reale. Puoi usare diversi colori per i differenti impegni, e filtrarli passando dal singolo calendario a una visione d’insieme.

Hai una gestione centralizzata, quindi tu puoi accedere a tutti i calendari, mentre i membri del tuo team possono modificare solo il calendario condiviso con loro. Se devi organizzare una riunione, o un’attività che prevede la presenza di più persone, puoi assegnare l’appuntamento a tutti i calendari delle persone interessate in un’unica azione.

Teamup è un’applicazione per calendario condiviso completa, semplice e intuitiva: nata proprio per lavorare in team!

Google Calendar

Google Calendar non ha bisogno grandi presentazioni, essendo integrato nel grande ecosistema Google. Mentre Teamup nasce con l’obiettivo specifico di consentirti la miglior gestione possibile in team, questa applicazione è l’ideale anche come calendario personale.

Con Google Calendar puoi gestire riunioni, eventi e appuntamenti sincronizzandola tra desktop e mobile: ovunque tu sia, avrai sempre tutto sotto controllo. Puoi creare e condividere diversi calendari e assegnare a ognuno un colore diverso: in questo modo puoi individuare subito gli eventi di un singolo calendario, per facilitarti anche nella visione d’insieme.

Per ogni evento puoi stabilire la durata e la ricorrenza. Inoltre, è possibile allegare link e aggiungere allegati o note utili per l’appuntamento, impostando anche un alert, che ti aggiorna via e-mail sugli impegni previsti nella giornata.

Utile, semplice e conosciuta ormai da tutti, Google Calendar è l’app per calendario condiviso che meglio si integra con le necessità dei singoli che interagiscono con te.

App per calendario condiviso e gestione task: Trello

Teamup e Google Calendar sono due opzioni talmente complete e performanti che sei coperto in ogni attività. Ecco perché, come terza alternativa, ti consigliamo un’app dove il calendario condiviso è un di più.

Trello è stato ideato e realizzato per aiutarti a gestire tutti i task e i progetti in essere. Gratuito e di facile utilizzo, ti permette di creare bacheche condivise in cui puoi assegnare eventi e progetti.

Inoltre, puoi:

  • monitorare lo stato di avanzamento delle attività;
  • leggere i commenti che richiedono la tua attenzione;
  • assegnare, modificare e spostare i task di ogni bacheca, con semplicità.

I tuoi colleghi possono accedere creando un account con la mail che sono soliti usare. La funzione calendario permette di vedere le schede con le date richieste per il completamento di ogni attività e di visualizzarle in formato settimanale, mensile o in cronologia: la soluzione migliore per gestire attività che prevedono l’intervento di diversi autori e date specifiche di avanzamento del progetto.

Trello è molto più che una semplice applicazione per calendario condiviso: nel momento in cui devi gestire progetti che coinvolgono più persone, può essere uno strumento davvero efficace per monitorare ogni step e valutarne l’impatto sui tuoi impegni.

Puoi usare Trello sia da desktop che da mobile e anche sfruttarla in combinazione con le altre app viste in precedenza. Ad esempio, puoi utilizzare Google Calendar per gestire i tuoi impegni personali, e impostare Trello per avere una panoramica dell’andamento dei progetti condivisi.

Organizzato ed efficace con le app per calendario condiviso

Le app per calendario condiviso sono la soluzione perfetta per organizzare le attività e gli eventi professionali e personali.

Qualche semplice consiglio, per organizzarti al meglio, e la giusta applicazione, per metterli in pratica. Ora non ti serve molto altro, se non iniziare a gestire i tuoi impegni in modo più efficace.

Se, per concentrarti meglio, ti piace un sottofondo musicale, ecco le migliori app per ascoltare musica offline.

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