Fatturazione elettronica: cos’è, obblighi e scadenze

La fatturazione elettronica è un sistema digitale che gestisce tutto il processo di vita di una fattura e si appresta a diventare obbligatoria per diverse categorie del settore privato.

Oltre alla fattura PA digitale, già prevista per i contratti verso la pubblica amministrazione dal 2015, la fattura elettronica obbligatoria viene estesa agli scambi commerciali tra privati (fattura B2B) con diverse scadenze in agenda.

Questa novità apporta un significativo cambiamento al grado di digitalizzazione delle attività commerciali e propone a tutti i soggetti coinvolti un’organizzazione accurata e più snella del proprio settore amministrativo.

Vediamo, nello specifico, di cosa si tratta.

Fatturazione elettronica: cos’è

La fatturazione elettronica fa riferimento al trattamento digitale di una normale fattura in tutte le sue fasi caratterizzanti:

1. emissione

2. firma

3. invio

4. conservazione

In particolare, la fattura elettronica deve seguire il formato elettronico strutturato in linguaggio XML (eXtensible Markup Language) e deve essere convalidata da una firma elettronica qualificata o firma digitale.

A seconda delle categorie coinvolte, la normativa distingue:

• fattura PA: per i contratti con la pubblica amministrazione solo in formato XML;
• fattura B2B: per scambi commerciali tra privati (persone fisiche e giuridiche) a condizione che le transazioni avvengano tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio italiano.

Fatturazione elettronica: come funziona

Il soggetto intestatario delle fatture può decidere di gestire direttamente il procedimento oppure affidarsi a un intermediario.

Per generare una fattura  XML si può scegliere tra:

1. strumenti disponibili gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate (una procedura web, un’app o un software da scaricare sul proprio pc);

2. software di mercato da acquistare.

L’azienda o l’intermediario scelto si occupa di inviare la e-fattura telematicamente per mezzo di posta PEC e del Sistema di Interscambio (SdI), ovvero il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che:

• riceve le fatture in formato file XML;
• effettua controlli sui file ricevuti;
• inoltra le fatture ai destinatari;
• rifiuta di inviare le fatture ai destinatari se trova incongruenze.

Una volta a destinazione, è necessario organizzare la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche che garantisce l’integrità e la validità dei documenti nel tempo in formato digitale.

L’originale sarà comunque presente nel Sistema di Interscambio, ma è obbligo mantenere:

• esiti e ricevute dei file trasmessi al SdI;
• archiviazione digitale tramite memoria del pc, chiavetta usb o database creato ad hoc;
• fatture B2B in formato PDF, purché il contenuto sia identico a quello in formato XML (come precisato dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018).

Fattura elettronica: obblighi e scadenze

La legge di Bilancio 2018 prevede l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti a partita IVA, esclusi coloro che applicano il regime dei minimi o il forfettario.

Si distinguono diverse scadenze per la e-fattura obbligatoria:

• 1° luglio 2018 per gli operatori della filiera dei carburanti, scadenza poi posticipata al 1° gennaio 2019;
• 1° settembre 2018 per fatture per il tax free shopping;
• 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni tra privati.

I vantaggi della fatturazione elettronica sono diversi e riguardano principalmente:

1. costi fisici: sono eliminati i costi per la stampa, la spedizione, la marca da bollo e quelli dedicati a uno spazio fisico per la conservazione cartacea;

2. semplificazione delle procedure di fatturazione: le fasi di gestione della fatturazione vengono automatizzate e integrate tra loro, permettendo, così, di diminuire gli errori di registrazione e di smarrimento;

3. dematerializzazione dei documenti: migliore organizzazione nella conservazione dei documenti fiscali che impatterà anche nei casi di controlli da parte delle autorità che avranno accesso diretto e immediato a tutti i dati.